Un outil de gestion de projet doit rester pour les membres de l’équipe un outil, et ne doit surtout pas devenir un fardeau. Bien souvent, ce n’est pas le cas et les équipes elles-mêmes ont du mal à diagnostiquer la situation. Ci dessous quelques signaux avant-courreurs qui devraient vous pousser à vous poser des questions sur les outils et méthodes que vous adoptez:

Symptome 1 : la multiplication des listes de taches

Quand l’outil de gestion de projet n’est pas suffisemment utile et pratique, les équipes commencent à multiplier les listes de taches à gauche et à droite. Cela peut se matérialiser entre autres par des liste de taches qui s’échangent dans des mails ou encore des fichiers de tableurs partagées en local ou sur le cloud.

Symptome 2 : la nécessité des relances pour la mise à jour.

La tenue à jour d’un outil se fait au fil de l’eau quand celui-ci est réellement utilisé pour s’organiser individuellement ou communiquer avec les autres. Quand ce n’est pas le cas, il y a toujours besoin de pousser pour tenir à jour le suivi, car c’est bien de cela qu’il s’agit.

Symptome 3 : la taches stagnantes

Personne ne porte d’intérêt réel à la pertinence du contenu d’un outil inutile. Des taches peuvent ainsi rester des mois sans avancer, tout simplement parce que personne ne les a comprises ou prises en compte, et ça ne les dérange pas le moins du monde que l’outil soit pollué d’informations périmée.

La solution qu’apporte Teamwall

S’inspirant des méthodes agiles Teamwall apporte une solution nouvelle en appliquant 3 principes simples :

1. L’utilité : Un outil existe pour être utile à ses utilisateurs, Teamwall s’est donc concentré sur les fonctions qui aident les utilisateurs à s’organiser et à communiquer. Ainsi, pour s’organiser, chaque utilisateur peut facilement et rapidement identifier et gérer les taches qui le concernent. Et pour communiquer l’équipe partage en temps réel une vision sur l’état du projet et peut mener des standups efficaces même à distance.
2. Le plaisir : L’utilisation de l’outil doit rester un plaisir : cela passe par le soin apporté à l’aspect visuel, par l’élimination des formulaires complexes au profits de textes simples éventuellement taggés et par des fonctions pratiques comme le partage des fichiers par glisser/déposer et l’interaction en temps réel.
3. La souplesse : C’est l’utilisateur qui adapte son outil à ses besoin et non pas l’outil qui contraint l’utilisateur à son processus. Ainsi, dans Teamwall les utilisateurs peuvent en quelques clics créer des tableaux de notes privés, les personnaliser puis les partager, les adapter ou les retirer en fonction des besoins. Ce la permet de garder l’outil de gestion en cohérence avec les pratiques de l’équipe et de gérer les multiples micro plans d’action qui accompagnent souvent un projet.